Desk-Sharing

Familienfoto, eigene Kaffeetasse und der immer gleiche Schreibtisch – für viele Beschäftigte gehörte das lange selbstverständlich zum Büroalltag.

Mit Homeoffice und mobilem Arbeiten verändert sich jedoch auch die Nutzung von Büroflächen. Wenn nicht mehr alle Mitarbeitenden gleichzeitig vor Ort sind, stellt sich für Unternehmen die Frage, ob weiterhin jeder Beschäftigte einen dauerhaft festen Arbeitsplatz benötigt.

Eine mögliche Antwort darauf ist Desk-Sharing.

Das Konzept kann Büroflächen effizienter nutzen und flexible Arbeit unterstützen. Damit es funktioniert, müssen jedoch Arbeitsorganisation, Technik und vor allem die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt werden.

Was ist Desk-Sharing?

Desk-Sharing bedeutet, dass Beschäftigte keinen dauerhaft persönlich zugeordneten Schreibtisch haben, sondern sich Büroarbeitsplätze teilen.

Häufig gibt es dabei weniger Schreibtische als Mitarbeitende, weil aufgrund von Homeoffice, Außendienst, Teilzeit oder Dienstreisen nicht alle Personen gleichzeitig im Büro arbeiten.

Desk-Sharing kann in unterschiedlichen Bürokonzepten eingesetzt werden – vom klassischen Büro bis zum Open Space.

Teilweise wählen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz selbst, in anderen Unternehmen werden Plätze über ein Buchungssystem reserviert oder abhängig von der jeweiligen Aufgabe zugeordnet.

Wie funktioniert Desk-Sharing in der Praxis?

Bei größeren Unternehmen kommen häufig digitale Buchungssysteme zum Einsatz.

Mitarbeitende können dort sehen, welche Arbeitsplätze verfügbar sind, und diese für einen bestimmten Zeitraum reservieren.

Moderne Bürokonzepte bieten dabei teilweise unterschiedliche Arbeitsbereiche:

• klassische Bildschirmarbeitsplätze,
• ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten,
• Kommunikationszonen,
• Besprechungsräume oder
• Projektflächen für die Zusammenarbeit im Team.

Persönliche Arbeitsmittel und Unterlagen werden nach Arbeitsende wieder mitgenommen oder beispielsweise in Schließfächern beziehungsweise persönlichen Caddys verstaut.

Wichtig ist, dass die technische Ausstattung möglichst unkompliziert genutzt werden kann. Monitore, Dockingstationen, Telefonie und andere Arbeitsmittel sollten so gestaltet sein, dass der Wechsel des Arbeitsplatzes nicht jeden Morgen zusätzlichen Aufwand verursacht.

Welche Vorteile bietet Desk-Sharing?

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der effizienteren Nutzung vorhandener Büroflächen.

Wenn Beschäftigte regelmäßig mobil arbeiten, bleiben fest zugeordnete Schreibtische ansonsten einen erheblichen Teil der Zeit ungenutzt.

Desk-Sharing kann Unternehmen deshalb dabei helfen:

• Büroflächen effizienter zu nutzen,
• Flächenkosten zu reduzieren,
• hybrides Arbeiten zu unterstützen,
• unterschiedliche Arbeitsbereiche bereitzustellen und
• den Austausch zwischen Mitarbeitenden zu fördern.

Wechselnde Sitzplätze können außerdem dazu führen, dass Kolleginnen und Kollegen miteinander in Kontakt kommen, die im klassischen Büroalltag weniger Berührungspunkte hätten.

Ob dieser Effekt tatsächlich entsteht, hängt allerdings stark von der konkreten Organisation ab.

Welche Nachteile kann Desk-Sharing haben?

Nicht jeder Mitarbeitende empfindet einen wechselnden Arbeitsplatz als Vorteil.

Ein eigener Schreibtisch kann Orientierung, Verlässlichkeit und ein Gefühl persönlicher Zugehörigkeit vermitteln. Fällt dieser weg, kann das insbesondere bei schlecht organisierten Desk-Sharing-Konzepten zu Unzufriedenheit führen.

Mögliche Herausforderungen sind:

• zusätzlicher Organisationsaufwand,
• fehlende verfügbare Arbeitsplätze an stark frequentierten Tagen,
• täglicher Aufwand bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes,
• Verlust persönlicher Gestaltungsmöglichkeiten,
• erschwerter spontaner Austausch innerhalb eines Teams oder
• unterschiedliche Anforderungen an Ergonomie und Ausstattung.

Auch individuelle gesundheitliche oder körperliche Bedürfnisse müssen berücksichtigt werden.

Nicht jeder Arbeitsplatz ist automatisch für jede Person geeignet. Höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und individuell anpassbare Technik spielen deshalb bei Desk-Sharing eine besonders wichtige Rolle.

Für Mitarbeitende mit gesundheitlichen Einschränkungen oder besonderen Anforderungen können zudem Ausnahmen beziehungsweise dauerhaft geeignete Arbeitsplätze notwendig sein.

Was ist bei der Einführung von Desk-Sharing zu beachten?

Bevor Schreibtische reduziert werden, sollte zunächst der tatsächliche Bedarf analysiert werden.

Unternehmen sollten beispielsweise prüfen:

• Wie hoch ist die durchschnittliche Büroauslastung?
• An welchen Tagen kommen besonders viele Mitarbeitende ins Büro?
• Welche Teams müssen häufig gemeinsam arbeiten?
• Welche Tätigkeiten benötigen besondere Arbeitsbereiche?
• Wie viele Arbeitsplätze werden tatsächlich benötigt?
• Welche individuellen Anforderungen bestehen?

Erst auf dieser Grundlage sollte entschieden werden, wie viele Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und wie diese gestaltet werden.

Wichtig ist dabei, nicht nur mit Durchschnittswerten zu rechnen. Auch Tage mit hoher Anwesenheit – etwa aufgrund von Teammeetings oder gemeinsamen Bürotagen – müssen berücksichtigt werden.

Technik und Buchungssysteme müssen funktionieren

Kaum etwas gefährdet die Akzeptanz eines neuen Arbeitsmodells schneller als Technik, die im Alltag nicht funktioniert.

Ein Desk-Sharing-System sollte deshalb möglichst unkompliziert sein.

Beschäftigte müssen schnell erkennen können, welche Plätze verfügbar sind. Reservierungen sollten einfach vorgenommen und bei Bedarf geändert werden können.

Auch am Arbeitsplatz selbst sollte möglichst wenig Zeit für technische Einrichtung verloren gehen.

Das Ziel sollte sein:

Platz auswählen, Laptop anschließen und arbeiten können.

Klare Regeln für Ordnung, Datenschutz und Nutzung

Da Arbeitsplätze von mehreren Personen genutzt werden, benötigt Desk-Sharing klare Regeln.

Dazu können beispielsweise Vereinbarungen gehören zu:

• Reservierung und Stornierung,
• Ordnung am Arbeitsplatz,
• Aufbewahrung persönlicher Unterlagen,
• Datenschutz,
• Reinigung,
• Umgang mit technischen Geräten und
• Ausnahmen vom Desk-Sharing.

Dabei sollte allerdings vermieden werden, aus dem Arbeitsalltag ein kompliziertes Regelwerk zu machen.

Je intuitiver das Konzept funktioniert, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es von Mitarbeitenden angenommen wird.

Change Management entscheidet über die Akzeptanz

Desk-Sharing sollte nicht ausschließlich als Maßnahme zur Einsparung von Bürofläche eingeführt werden.

Für Mitarbeitende verändert sich damit ein Teil ihres täglichen Arbeitsumfeldes. Entsprechend wichtig ist es, sie frühzeitig einzubeziehen.

Unternehmen sollten transparent erklären:

Warum wird Desk-Sharing eingeführt? Was soll dadurch verbessert werden? Und welche Auswirkungen hat es auf den Arbeitsalltag?

Mitarbeiterbefragungen, Workshops oder Testphasen können helfen, Anforderungen bereits vor der endgültigen Einführung zu erkennen.

Auch nach dem Start sollte regelmäßig Feedback eingeholt werden.

Was funktioniert? Wo fehlen Arbeitsplätze? Welche Bereiche werden kaum genutzt? Welche technischen oder organisatorischen Probleme treten auf?

Desk-Sharing sollte deshalb nicht als einmal abgeschlossenes Projekt betrachtet werden, sondern als Konzept, das sich mit den Erfahrungen der Beschäftigten weiterentwickelt.

Desk-Sharing muss zum Unternehmen passen

Desk-Sharing ist weder grundsätzlich besser noch schlechter als ein fester Arbeitsplatz.

Ob das Konzept sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Organisation, den Tätigkeiten und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ab.

In Unternehmen mit viel Homeoffice oder Außendienst kann es eine effiziente Lösung sein. In anderen Bereichen sind feste Arbeitsplätze weiterhin sinnvoll oder sogar notwendig.

Auch Mischformen sind möglich: Bestimmte Mitarbeitende oder Tätigkeiten behalten feste Plätze, während andere Bereiche flexibel genutzt werden.

Entscheidend ist deshalb nicht die Frage:

„Wie viele Schreibtische können wir einsparen?“

Sondern:

„Wie müssen wir unsere Arbeitsplätze gestalten, damit unsere Mitarbeitenden dort gut arbeiten können?“

Wenn Desk-Sharing technisch zuverlässig, ergonomisch sinnvoll und gemeinsam mit den Beschäftigten entwickelt wird, kann es ein sinnvoller Bestandteil moderner und hybrider Arbeitswelten sein.

Quellen:
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) – Desk-Sharing: Psychische Belastung und Gestaltungsempfehlungen
DGUV – CHECK-UP Desk-Sharing
DGUV – Büroraumplanung und Arbeitsplatzgestaltung