Bilder der Familie am Arbeitsplatz waren gestern oder doch nicht? Desk-Sharing ist ein hybrides Arbeitsmodell, welches das starre Konzept des eigenen Schreibtisches aufbricht. Gerade in Zeiten von Homeoffice und Mobilen Arbeiten ist die Notwendigkeit, dass jeder Mitarbeitende seinen eigenen Schreibtisch hat, nicht mehr gegeben. In diesem Artikel möchten wir das Konzept ausführlich vorstellen, aufzeigen für wen es sich lohnen kann und auf mögliche Vor- und Nachteile eingehen.
Was ist Desk-Sharing?
Desk Sharing beschreibt ein System, bei dem es, in der Regel, weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende gibt. Eingeführt wurde das Konzept, da festgestellt wurde, dass oftmals nicht alle Arbeitsplätze in einem Büro gleichzeitig genutzt werden. Das hat unterschiedliche Gründe, beispielsweise Homeoffice-Möglichkeiten oder Außendiensttätigkeiten. Die Arbeitsplätze sind alle identisch eingerichtet, außer man hat die Möglichkeit aus unterschiedlichen Modellen zu wählen.
In anderen Unternehmen wird der Arbeitsplatz zugeteilt. Die Idee dahinter ist es die Flexibilität zu fördern, Ressourcen besser zu nutzen und dadurch Kosten zu sparen. Unabhängig von der Unternehmensgröße, kann das Modell lohnend sein. Vor allem in großen Betrieben mit Schichtsystemen können Kosten durch das Modell reduziert werden, aber auch in Start-Ups kann das Konzept durchaus sinnvoll sein, da Büroflächen nicht parallel zum wachsenden Unternehmen mitwachsen müssen.
Desk-Sharing in der Praxis
Je nach Unternehmensgröße steht in der Praxis ein Buchungstool zur Verfügung, über welches man Reservierungen vornehmen kann. Hier kann man in Echtzeit verfügbare Arbeitsplätze sehen und diese für bestimmte Zeiträume reservieren. So können Mitarbeitende täglich entscheiden, welchen Arbeitsplatz sie wählen. Unter Umständen besteht hier die Möglichkeit zwischen unterschiedlichen Optionen, beispielsweise offenen Arbeitsbereichen, Ruheräumen oder auch Besprechungsräumen zu wählen. Persönliche Arbeitsmittel, wie Laptop und Dokumente, hat der Mitarbeitende bei sich. Aufgrund dessen ist es notwendig Datenschutzrichtlinien für das Desk-Sharing festzulegen und zu kommunizieren. In einigen Unternehmen stehen beispielsweise Schließfächer zur Verfügung. Wichtig ist es notwendige Kommunikationstools bereitzustellen, um seine Teammitglieder kontaktieren und finden zu können. Ebenso wichtig ist es Regelungen für Nutzung, Reinigung und Reservierung aufzustellen und sicherzustellen, dass alle Arbeitsplätze gleich ausgestattet sind.
Was ist bei der Implementierung von Desk-Sharing zu beachten?
Zunächst sollte im Vorhinein eine ausführliche Analyse und Bedarfsbewertung durchführt werden. Dabei sollte man hinterfragen, welche Arbeitsplätze wie oft genutzt werden und welche Standorte optimal für ebenjene sind. Im Folgenden werden, wenn nötig, geeignete Softwarelösungen ausgewählt und implementiert. Auch die Schulung der Mitarbeitenden, im Umgang mit der neuen Software, sollte berücksichtigt werden. Ebenso muss das Thema Raumgestaltung der neuen Arbeitsplätze bedacht werden und vor allem die technische Ausstattung bedarf unter Umständen Anpassung. So müssen Laptops flexibel an Arbeitsplätze angeschlossen werden können, aber auch die Telefonie muss flexibel nutzbar sein. Im Anschluss folgt eine ausführliche Testphase, in welcher Feedback, sowohl zur Buchungssoftware als auch zu den Arbeitsplätzen gesammelt wird.
Welche Vor- und Nachteile bringt das Konzept mit sich?
Bereits angesprochen wurden die geringeren Kosten, sowie die effizientere Raumnutzung. Ein weiterer Vorteil kann sein, dass der kreative Austausch gefördert wird. So können neue Sitznachbarn auch neuen Input geben. Ebenso entsteht eine verbesserte Arbeitsatmosphäre durch gleiche Arbeitsplatzausstattung, aber auch das Thema Nachhaltigkeit wird positiv beeinflusst, da Ressourcenverbrauch reduziert wird.
Jedoch kommt die Thematik, je nach Unternehmensgröße, mit erheblichem Organisationsaufwand einher. Auch kann der ständige Wechsel bei Mitarbeitenden Stress auslösen und das Teamgefühl mindern, wenn eine räumliche Trennung besteht. Außerdem ist für einige Mitarbeitende ein fester Arbeitsplatz, mit persönlicher Ausstattung notwendig, um konzentriert und effizient zu arbeiten und zudem glücklich zu sein. Ebenso kann Desk-Sharing Auswirkung auf die Barrierefreiheit nehmen, da manche Mitarbeitende unter Umständen individuelle Bedürfnisse an Ihren Arbeitsplatz haben. Aus diesen Gründen kann Desk-Sharing sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Motivation und die psychische Gesundheit auswirken.
Akzeptanz steigern
Einige Strategien können die Akzeptanz von Desk-Sharing steigern. Hier spielt das Thema Change-Management eine entscheidende Rolle. So sollten die Gründe für den Wechsel transparent kommuniziert sowie die Vorteile aufgezeigt werden. Ebenso kann es hilfreich sein, Mitarbeitende mit einzubeziehen. Dadurch können diese an der Erstellung des individuellen Desk-Sharing Konzepts für das entsprechende Unternehmen mitwirken und haben auch die Möglichkeit, jederzeit Feedback zu geben. Schulungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitende abgeholt werden, was Buchung und beispielsweise Datenschutz und Sicherheit angeht. Des Weiteren sollten Arbeitsbereiche ansprechend gestaltet sein, sodass sie eine Atmosphäre bieten, in der man produktiv sein kann, sich zudem aber auch wohlfühlt. Nicht zuletzt kann es helfen, Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen zu teilen.
Desk-Sharing ist zweifellos ein vielseitiges Arbeitsmodell, das sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt. Während es Unternehmen ermöglicht, Kosten zu senken, Ressourcen effizienter zu nutzen und eine dynamische Arbeitsumgebung zu schaffen, müssen sie auch die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen. Der Erfolg des Desk-Sharings hängt stark von einer sorgfältigen Planung, der richtigen technologischen Infrastruktur und einem ausgewogenen Verständnis für die individuellen Arbeitspräferenzen ab. Letztendlich liegt es an jedem Unternehmen, das Konzept entsprechend anzupassen und sicherzustellen, dass es sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen seiner Mitarbeitenden gerecht wird.