Bewerbungsgespräche verfolgen ein großes Ziel: Die ideale Besetzung einer Stelle. Die Absicht eines Unternehmens sollte es sein, ein effektives und umfangreiches Gespräch zu führen, um die Eignung des Kandidaten für die Stelle festzustellen. Der erste Eindruck zählt. Deshalb ist ein souveränes Auftreten und eine umfangreiche Vorbereitung auf das Gespräch sehr empfehlenswert – und das nicht nur auf Kandidatenseite. Für die ideale Besetzung einer Stelle ist die Gesprächsführung eines Bewerbungsgespräches entscheidend. Wir erklären, worauf es wirklich ankommt, wie sich Unternehmen auf das Gespräch vorbereiten und sich am besten strukturieren sollten.
Vorbereitung ist das A und O. Nicht nur der Bewerber sollte ausreichend auf das Gespräch vorbereitet sein, sondern auch der Gesprächspartner des Unternehmers. Vor dem eigentlichen Gespräch empfiehlt es sich unbedingt, ein Gesprächsleitfaden zu erstellen, um einen reibungslosen Ablauf des Interviews gewährleisten zu können. Darin soll neben den Gesprächspartnern der ungefähre Verlauf des Gesprächs vermerkt werden. Zum Beispiel wer zu welchem Zeitpunkt das Unternehmen vorstellt, wer die Aufgaben und Tätigkeitsschwerpunkte erläutert oder wann welche Fragen gestellt werden.
Auch die Erarbeitung einer Job-Scorecard ist hier sehr nützlich, denn sie hilft dabei den Bewerber und das Gespräch zu bewerten. Sie unterstützt dabei, Kandidaten im Anschluss besser zu vergleichen und eine fundierte Entscheidung zu treffen, ohne sich dabei nur auf sein Bauchgefühl zu verlassen. Vor dem Gespräch werden die Kriterien für die Scorecard festgelegt. Hierfür sollten die Anforderungen für die Stelle genauer angeschaut werden. Die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen bilden dann einzelne Kriterien, die vom Kandidaten erfüllt werden sollten. Auch Ziele und Erfolge des Bewerbers könnten bei diesem Punktesystem mit einbezogen werden. Wenn ein Kandidat zu wenig Punkte der Scorecard erfüllt, dann ist er nicht für diese Stelle geeignet.
Zur Vorbereitung des Unternehmens gehört auch die Klärung der organisatorischen Fragen, wie das Festlegen eines Termins, die Dauer des Gesprächs (idealerweise nicht länger als 1,5 Stunden) und die Einladung aller Gesprächsteilnehmer. Zudem müssen die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten vorab genau studiert und dazu eventuelle Fragen zu einzelnen Positionen, Aufgaben oder Auffälligkeiten notiert werden. Ein gut vorbereiteter Interviewer hinterlässt beim Kandidaten einen positiven Eindruck und hilft dem Kandidaten somit, sich im Gespräch wohlzufühlen. Eine angenehme Atmosphäre sorgt dafür, dass der Bewerber alle Fragen ausführlich und entspannt beantworten kann. Ein strukturiertes und professionelles Auftreten Ihrerseits kann bei der Feststellung der Eignung für die Stelle helfen.
Der erste Teil des Gesprächs beginnt mit der Begrüßung und einem kurzen Smalltalk. Außerdem ist es hilfreich, kurz den Ablauf des Gesprächs zu erläutern sowie mit einer kurzen Vorstellungsrunde zu starten.
Danach findet das Kennenlernen des Kandidaten statt. Es soll ein erster Eindruck dafür gewonnen werden, ob dieser für die Stelle geeignet ist. Hier kann der Kandidat frei von sich selbst und seinem Werdegang erzählen, Schnittstellen zur offenen Stelle aufzeigen sowie seine Tätigkeitsschwerpunkte erläutern. Wir empfehlen danach, die vorher erstellte Scorecard abzuarbeiten und die entsprechenden Fragen dem Kandidaten zu stellen.
Anschließend erfolgt die Vorstellung des Unternehmens und es kann auf die einzelnen Unternehmensbereiche, die Unternehmenskultur und das neue Team eingegangen werden. Von besonders großer Bedeutung sind die Benefits eines Unternehmens – Verantwortliche des Personalbereichs sollten im Voraus genau definieren, welche Vorteile ein Kandidat im Unternehmen erwarten kann. Im Zweifelsfall können diese die Entscheidung eines Bewerbers für das Unternehmen und gegen ein anderes stark beeinflussen.
Im weiteren Verlauf des Gesprächs werden noch offene Rückfragen der Führungskraft an den Kandidaten gestellt. Konkrete und situative Fragen sind hier angebracht, beispielsweise Rückfragen zu einzelnen Qualifikationen und Fachkenntnissen. Der Verantwortliche der Personalabteilung kann an dieser Stelle zudem die Frage nach der Wechselmotivation stellen. Auch sollte an dieser Stelle noch Zeit für Fragen des Kandidaten sein.
Zum Gesprächsabschluss empfiehlt es sich über die Rahmenbedingungen der jeweiligen Stelle zu sprechen. Vertragliche Bedingungen, wie Arbeitsstunden pro Woche, Dauer des Arbeitsverhältnisses, Gehalt und Arbeitsbeginn können in einem zweiten Gespräch geklärt werden.
Wichtig ist zum Schluss des Gespräches zu erklären, wie es danach weiter geht: Wer meldet sich bei wem im Nachgang und wann erhält der Kandidat eine konkrete Rückmeldung? Wird es einen Probearbeitstag geben? Wir empfehlen, dass alle Gesprächsteilnehmer das Gespräch noch einmal sacken lassen und sich spätestens nach zwei Tagen noch einmal zu telefonieren, wie der weitere Prozess aussehen soll.
Zum Abschluss möchten wir Ihnen kurz die wichtigsten Ratschläge für eine erfolgreiche Gesprächsführung auf den Weg geben: Die Relevanz der richtigen Gesprächstechnik sollte auf keinen Fall außer Acht gelassen werden. Aktives Zuhören ist entscheidend – auf diesem Wege wird eine angenehme und entspannte Gesprächssituation geschaffen. Dem Kandidaten kann es somit leichter fallen, sich zu öffnen und die Aufregung etwas zu vergessen. Personaler sollten nicht nur die passenden Fragen für die jeweilige Gesprächssituation stellen, sondern diese auch präzise formulieren. Gleichzeitig sollten Fragen offen formuliert sein, damit der Kandidat einen großen Antwortspielraum hat und in sich in der Beantwortung nicht eingeschränkt fühlt. Außerdem kann es helfen, nach jeder Phase des Gesprächs die wichtigsten Punkte zusammenzufassen. Verantwortliche der Personalabteilung sollten stets versuchen das Gespräch respektvoll und auf Augenhöhe zu führen und dem Kandidaten ausreichend Zeit zu geben, um die Fragen zu beantworten.
Wir beraten unsere Mandanten sowie Kandidaten im Vorfeld der stattfindenden Gespräche und geben ihnen wertvolle Informationen und Tipps mit auf den Weg. Auch erstellen wir individuelle Gesprächsleitfäden, nehmen an Interviews teil und unterstützen unsere Mandanten bei der Gesprächsführung, wenn dies gewünscht ist.
Quellen:
https://www.personio.de/hr-lexikon/gespraechsfuehrung/
https://www.haufe.de/thema/vorstellungsgespraech/
https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalauswahl/bewertung-bewerber#bewertungsbogen